02
abr
2012

8 dicas para gastar menos tempo com reuniões

Por Maria Alana Brinker >>

Quanto tempo você costuma “gastar” em reuniões? Já parou para pensar que esse tempo pode ser reduzido se elas forem melhor organizadas?

No post Como organizar reuniões, publicado aqui no blog mês passado, abordamos os tipos mais comuns de reuniões e algumas orientações para quem as preside / convoca. No texto de hoje, vamos falar sobre quem deve ser chamado para participar de reuniões e dar 8 dicas do que pode ser feito para evitar problemas durante esses encontros.

COMO MANTER A REUNIÃO EM ORDEM

Quantas vezes você já foi a reuniões que não chegaram a lugar nenhum? Pois bem, se você é o responsável por organizar / convocar a reunião, não deixe que isso ocorra. Grande parte dos “problemas” que surgem nas reuniões podem ser evitados se:

1 – Os participantes tiverem acesso a todo o material antes da reunião: em alguns casos, o material a ser discutido na reunião pode ser repassado aos demais participantes. Se isso for possível, envie-o a todos por e-mail ou entregue uma cópia impressa e peça a leitura prévia. Isso vai colaborar para a participação mais efetiva de todos.

2 – A reunião começar e terminar no horário previsto: pontualidade transmite credibilidade, uma vez que você demonstra que é organizado e que tem consideração pelo tempo dos outros. Além disso, nas próximas reuniões que você convocar, provavelmente eles saberão que poderão contar com a realização delas no tempo previsto.

3 – A pauta for seguida impecavelmente: seguir a ordem do que está na pauta pode não parecer muito importante, mas ajuda bastante a otimizar o tempo que se permanece na reunião, além de poder ser o argumento principal para quem preside o encontro chamar todos de volta ao foco e cortar conversas paralelas.

4 – O condutor da reunião envolver os participantes em perguntas e respostas: é preciso prestar atenção em todos os participantes, mesmo aqueles mais tímidos e que costumam não falar muito, e envolver a todos. A melhor maneira para fazer isso é realizar perguntas, instigar a participação e cobrar a contribuição através das respostas.

5 – Todos estiverem cientes das decisões que serão tomadas nela: enviar por e-mail ou entregar impressa a pauta da reunião para os participantes com antecedência ajuda cada um a entender a importância da sua participação e até a preparar o que pode falar nela.

6 – Controle as conversas paralelas: em alguns momentos da reunião, e principalmente no final dela, podem começar conversas paralelas. Se isso acontecer, deixe que todos falem, mas de forma ordenada, e interrompa o assunto se ele não tiver relação com os temas abordados ou não for acrescentar algo aos demais.

7 – Os participantes precisam entender qual sua contribuição para a reunião: o responsável por realizar o convite deve explicar, para cada participante, o porquê dele estar sendo convidado e o que é esperado de sua participação. Só então ele conseguirá, de fato, entender a importância das suas contribuições.

8 – Os tipos certos de participantes forem convocados: nem sempre chamar toda a equipe para a reunião é uma boa decisão. O melhor mesmo é convidar pessoas com conhecimentos específicos e cujas habilidades de comunicação ajudem o grupo a ser produtivo. De acordo com o livro Como Liderar Reuniões, onde me baseei para escrever este post, se alguns profissionais forem necessários apenas em parte da discussão, passe-lhes horários aproximados de entrada e saída. Isso poupará o tempo deles, o seu, e fará com que a ordem seja mantida mais facilmente.

Referência:

Hindle, Tim. Como liderar reuniões, Editora Publifolha, São Paulo, 1999.

Fonte da imagem:

http://gestaonegociosecia.blogspot.com.br/2011/08/reunioes-produtivas.html

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