12
mar
2012

Como organizar reuniões

Por Maria Alana Brinker >>

Participar ou presidir reuniões faz parte da rotina de quase todo mundo que está no mercado de trabalho. Formais ou informais, com grandes ou pequenos grupos, elas são necessárias em qualquer empresa. Mas, será que o tempo que você destina a elas é adequado? E a maneira como você e outras pessoas participam, gera resultados efetivos?

De acordo com o livro Como liderar reuniões*, editado pelo Grupo Folha, algumas orientações podem ajudar muito a tirarmos um melhor proveito dessas ocasiões, e as tornarmos tão eficazes como realmente esperamos que sejam. Veja algumas delas.

OS TIPOS MAIS COMUNS DE REUNIÕES

As categorias a seguir abrangem a maioria dos tipos de reuniões. Saber em qual delas a sua se enquadra ajudará a planejá-la melhor.

– Transmitir informações ou conselhos.
– Divulgar instruções.
– Lidar com reclamações ou arbitrar
– Tomar ou implementar decisões.
– Gerar ideias criativas.
– Apresentar proposta para discussão e, em geral, decidir sobre ela.

“Tempo é dinheiro” já dizia o conhecido ditado, e, atualmente, algo muito valioso – que ninguém quer perder. Por isso, otimizar o tempo que se investe em reuniões pode fazer muita diferença na sua rotina de trabalho e na de quem participa delas com você. Para conseguir isso, algumas perguntas podem lhe auxiliar, como:

– Os objetivos da reunião estão claros para todos?
– É necessário que todos participem da reunião inteira?
– Há forma melhor do que uma reunião para abordar os assuntos?
– Há outras pessoas além das que geralmente participam que poderiam, desta vez, fazer uma contribuição útil?
– Será proveitoso para a reunião o uso de recursos visuais?

PARA QUEM PRESIDE A REUNIÃO

Antes de começá-la, informe a pauta aos participantes. Inicie-a com um resumo dos objetivos, de forma que todos possam tê-los em mente durante a reunião. Durante o encontro, diga quais assuntos serão discutidos e, caso as dicussões se desviem do rumo, chame os participantes para o foco principal.

*Referências: Hindle, Tim. Como liderar reuniões, Editora Publifolha, São Paulo, 1999.

Fonte da imagem: http://bdr-do.com.br/blog/tag/reuniao/

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