Por Marcus Vinícius Souza

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Tive a oportunidade de participar de um treinamento sobre gestão de projetos e liderança na empresa em que trabalho. Essa foi uma ótima iniciativa tomada pela diretoria para a manutenção do Planejamento Estratégico 2007-2012. Entretanto, para poder dividir melhor esse conteúdo com vocês, inicio com um dado bastante intrigante.

Segundo o PMI (Project Management Institute) um dos principais problemas no gerenciamento de projetos é a comunicação. No entanto, ela é a habilidade mais valorizada pelos empregadores. Essa informação pareceu curiosa, pois os profissionais de relações públicas são especializados em gerir projetos. Aplicamos a atividade desde os semestres inicias da faculdade e muitos seguem aperfeiçoando-se, especificamente nessa área, após a graduação.

Bem, mas se é para pautarmos o assunto abordado no treinamento, comecemos do princípio básico da conceituação. De forma bem simples, a gestão é uma atividade fruto de pessoas e trabalhos organizados. E esses trabalhos, geralmente, possuem formato de projeto. Já o projeto é um acordo. Portanto, quando se rompe um projeto, também estamos rompendo um acordo. Mas projeto também é o arranjo de recursos voltados para um objetivo. E é da natureza do projeto que não ocorra tudo como o planejado, por isso a importância de se monitorar, avaliar e corrigir os possíveis problemas.

A principal característica de um projeto é a necessidade de se ter início, meio e fim. Além disso, ele pode ser dividido em quatro tipos:

  • Projetos Estratégicos (recorrentes de um determinado planejamento estratégico);
  • Projetos Gerenciais (esses mais segmentados, como por exemplo a melhoria da gestão de um determinado setor);
  • Projetos de Produto (referente à inclusão de um novo serviço ou produto);
  • Projeto de Infraestrutura (direcionado às atividades de suporte de uma empresa).

Todos nós, profissionais de comunicação, que já escrevemos um projeto e o executamos, sabemos a dificuldade existente em se passar por todas as etapas minuciosamente planejadas, sem ter contratempos. Mas não é à toa que tal fato acontece. Segundo a empresa Standish Group – especializada em pesquisa de projetos -, em seu relatório Chaos Report, 2001:

  • 61% dos projetos vão manter o escopo original;
  • 28% conseguiram manter o prazo e o orçamento planejados;
  • 23% são cancelados;
  • a maioria reinicia pelo menos uma vez;
  • muitos excedem o orçamento original em até 188% e o prazo original em até 222%.

Desta forma, penso que talvez observando esses pontos, tenhamos uma dica das principais dificuldades encontradas no gerenciamento de um projeto, e possamos aperfeiçoar cada vez mais.

O QUE NÃO É UM PROJETO

O conceito de projeto já foi sinteticamente descrito acima, mas é importante se frisar o que não é projeto. Tal colocação é feita, pois um projeto é um documento extremamente importante e trabalhoso para se atingir um objetivo. E justamente por toda essa demanda de energia é que devemos focar, e não sairmos fazendo projetos para qualquer coisa.

Não é projeto:

  • atividades da rotina (ex.: avaliar fornecedores);
  • monitoramento (ex.: controlar a logística de recebimento de clientes);
  • atualizações (ex.: manter atualizado o processo de logística).

A IMPORTÂNCIA DO PAPEL DO LÍDER

Além disso, um fator que merece destaque na execução de um projeto é a figura do líder. E para ilustrar melhor a importância de um líder, complemento o post com um vídeo do Ram Charan, um consultor indiano de 68 anos, que já atuou nos bastidores de grandes corporações, como DuPont, General Eletric, Ford, Duke Energy e Verizon. Além disso, é expert em governança corporativa e já aconselhou homens poderosos do mundo dos negócios, sendo decisivo ao traçar o rumo de diversas empresas. O vídeo está em inglês, mas o sotaque do indiano é bem tranquilo de compreender.

Como podemos notar, o vídeo é uma ponderação de como devemos gerenciar pessoas e recursos. E como os elementos fundamentais de método, conhecimento e atitudes estão diretamente ligados à figura do líder, que deverá trilhar o caminho para que o grupo aprenda, cresça e se “lapide” junto. No momento em que se estabelecem tais diretrizes o projeto passa a ter personalidade, e não apenas uma identidade.

GERENCIAMENTO

Assim, o gerenciamento de um projeto envolve habilidades, conjunto de gerenciamentos em gerenciamento de projetos, conhecimento das normas da área de aplicação, entendimento do ambiente e conhecimento de gerenciamento geral. Já as vantagens proporcionadas por um bom gerenciamento de projeto são a padronização dos procedimentos gerais, a melhora do tempo e custo para a execução e a definição clara dos papéis de cada um.

O gerenciamento de projeto pode ser definido também com um equilíbrio entre o tempo, o custo e a qualidade que ele vai possuir, assim como a observância do escopo, ou seja, da implementação dos processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente necessário, para complementar de forma bem sucedida.

A visão sistêmica da estruturação de coordenação de projetos pode ser visualizada da seguinte maneira:

Finalizando, deixo uma dica muito simples e valiosa para utilizarmos quando um indicador de resultados ficar aquém daquilo que havíamos objetivado. Utilize a regra do fato-causa-ação. Em outras palavras, pergunte-se o que ficou abaixo do esperado, qual foi o motivo para isso ter acontecido e o que se pode fazer para reverter essa situação. Integrando essa regra como parte da disciplina de monitoramento dos indicadores de resultado, estaremos garantindo o melhor desempenho da gestão de nossos projetos.

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>> Veja também: O que as empresas fazem para atrair clientes

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