Por Elvira Costa >>

As palavras remetem a algo antigo e inusual, mas muitas empresas e órgão públicos ainda utilizam o padrão ofício.

O padrão ofício
A relações-públicas Cleuza Cesca esclarece que o ofício é adotado quase que exclusivamente no serviço público, mas que organizações privadas também o utilizam para se dirigir ao poder público. É uma correspondência de redação formal, de linguagem clara e objetiva e que, pelas peculiaridades de comunicação com autoridades, exige atenção sobre o tratamento destinado a cada cargo. Por exemplo, se a correspondência for endereçada ao Presidente da República, deve-se utilizar o vocativo “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”.

Para não errar na hora de escrever, basta acessar o Manual de Redação da Presidência da República, que discrimina os pronomes relativos a cada autoridade e ensina como elaborar as correspondências. “Excelentíssimo Senhor” é utilizado para Chefes de Poder. As demais autoridades são tratadas pelo vocativo “Senhor”. Por exemplo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal;

Senhor Senador;

Senhor Juiz;

Senhor Ministro;

Senhor Governador.

ESTRUTURA DO OFÍCIO

Um dos pressupostos da utilização do ofício é a uniformização da comunicação. O próprio Manual de Redação da Presidência da República ressalta que “se a administração federal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão”. Nesse sentido, quando uma organização privada for se dirigir ao poder público deve também atentar para a padronização da estrutura. Seguindo uma estrutura padronizada é possível comunicar mais rápido, além de facilitar o trabalho do assessor de comunicação, já que o padrão pode ser arquivado para usos futuros. Veja abaixo:

Marca da organização remetente

Nome da organização remetente

Endereço da organização remetente

Tipo e número da correspondência, seguido da organização que a expede:

Of. 1/2015-C&T

Local, data:

Porto Alegre, 11 de fevereiro de 2015

Assunto (resumo do teor do documento):

Assunto: solicitação de entrevista com a Secretaria de Comunicação para fins de pesquisa acadêmica.

Destinatário (nome, cargo e endereço):

Nome

Cargo

Endereço

Texto:

O texto é composto de introdução, desenvolvimento e conclusão:

  • Introdução: apresenta-se o assunto que motiva a comunicação. A linguagem deve ser direta, evitando expressões rebuscadas, comumente utilizadas no passado, tais como “tenho a honra de”, “tenho o prazer de”, “cumpre-me informar que”, entre outras.
  • Desenvolvimento: é onde o assunto é detalhado. Se houver mais de um tópico relevante, cada um deve ser tratado em parágrafos distintos, o que deixa a redação mais clara.
  • Conclusão: de forma objetiva e direta, retoma-se o assunto que motivou a comunicação.

Fecho:

  • Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,
  • Para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior: Atenciosamente,

Identificação do signatário: deve estar centralizada

Espaço para assinatura

Nome

Cargo

O ofício possui uma estrutura simples e de fácil diagramação. No dia da visita à repartição pública, vale lembrar de levar duas cópias, uma que fica no órgão e outra que eles colocam o carimbo de recebido. A utilização do ofício faz parte da burocracia do poder público, afinal, o volume de comunicações recebidas diariamente é enorme. Então padronizar ajuda a organizar a rotina. Além disso, se você guardar a cópia de recebido ainda tem como provar que aquela solicitação aconteceu.

Em tempo: Cleuza Cesca escreveu um livro especialmente dedicado a essa e outras comunicações padronizadas, é o “Comunicação Dirigida Escrita na Empresa”. Lançado pela primeira vez em 1995, esse manual já é um clássico. É um livro que vai ser sempre útil no cotidiano, de consulta, para abrir quando surgir a dúvida. Porque, justiça seja feita, são muitas correspondências, muitos detalhes.

Dica: tenha no seu computador uma pasta para guardar os padrões. Ofício, carta, convite, release, etc. Assim não será preciso organizar a diagramação toda vez que precisar escrever.

Fonte da imagem: http://f.i.uol.com.br/folha/folha90anos/images/11049488.jpeg

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
  • thaisonviana

    O texto contém alguns equívocos. Por exemplo: Para a comunicação com “Governador” não se usa “Senhor Governador” mas sim “Vossa Excelência”. Desculpe-me se estou errado.

    • Elvira Costa

      Olá, thaisonviana, tudo bem? Obrigada pela observação. Não, você não está errado. Ocorre que tanto é usada a expressão “Vossa Excelência” quanto a “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”. O “Vossa Excelência” é um pronome de tratamento utilizado em relação à pessoa com quem falamos. Por sua vez, “Excelentíssimo Senhor Presidente da República” é um vocativo utilizado nas comunicações oficiais. No Manual de Redação da Presidência da República, essas informações constam nas páginas 8 (empregos dos pronomes de tratamento) e 12 (aviso e ofício). Se o ofício for dirigido ao Presidente da República, deve-se utilizar o vocativo “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”. Abs, Elvira.

      • thaisonviana

        De fato, Elvira. Depois lendo com calma percebi este ponto, falta de atenção minha. Abs!

  • Elvira Costa

    Obrigada pela observação, thaisonviana. Não, você não está errado. Ocorre que tanto é usada a expressão “Vossa Excelência” quanto a “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”. O “Vossa Excelência” é um pronome de tratamento utilizado em relação à pessoa com quem falamos. Por sua vez, “Excelentíssimo Senhor Presidente da República” é um vocativo utilizado nas comunicações oficiais. No Manual de Redação da Presidência da República, essas informações constam nas páginas 8 (empregos dos pronomes de tratamento) e 12 (aviso e ofício). Se o ofício for dirigido ao Presidente da República, deve-se utilizar o vocativo “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”. Abs, Elvira.