31
maio
2012

6 dicas sobre planejamento e organização de eventos

Por Maria Alana Brinker >>

Quem trabalha com eventos sabe quanto tempo e quantas pessoas estão envolvidos na sua organização. Por isso, saber o que planejar é essencial para que tudo dê certo na hora “H”.

Embora existam bons livros sobre eventos – indico aqui o Organização de Eventos – Manual para Planejamento e Execução, da Cleuza Cesca  – a prática ensina muitas coisas que nem sempre aprendemos na teoria. Mas claro que aliar as duas coisas é o ideal, e faz a diferença.

No post de hoje, coloquei algumas dicas pessoais aprendidas após atuar na área.

1 – Definir o que precisa ser comunicado: a primeira coisa que deve ser definida antes de se organizar qualquer evento é o que e para quem ele precisa ser comunicado. Só então podemos começar a pensar nele.

Planejar e organizar eventos não é simplesmente sair contratando fornecedores e fazer divulgação. Quando um profissional de Comunicação assume a coordenação de um evento, ou participa de seu planejamento (o que acho fundamental para que ele entenda como devem acontecer os processos de comunicação), o principal diferencial está na estratégia que permeará toda a realização e a interface com os participantes. A estratégia pode ser definida como sendo de propaganda, promoção de vendas, marketing, publicidade e relacionamento (em alguns casos, se utilizam dois ou mais tipos juntos). Veja mais sobre os tipos de evento clicando aqui.

2 – Fazer uma lista com fornecedores: quem nunca teve problemas com eles? Muita gente não entende a importância de se trabalhar com bons fornecedores até a hora que algum deles te deixa na mão. Ter na agenda os contatos daqueles que você sabe que pode contar e que são comprometidos faz muita diferença para que tudo dê certo.

3 – Repassar o checklist: não se faz um evento sozinho. Embora você coordene ele, as pessoas que estão trabalhando para que tudo aconteça – que vão desde o cara que aperta o parafuso de alguma coisa até a atração principal – precisam estar por dentro da ordem em que os acontecimentos irão ocorrer, de quais são suas responsabilidades e os prazos que precisam cumprir. A minha dica é que sejam feitas, pelo menos, duas reuniões de checklist com as pessoas (uma delas um dia antes do evento, de preferência), e que cada uma receba uma cópia impressa do checklist e da programação.

4 – Demonstrar motivação: além da pessoa que coordena o evento, as demais também precisam demonstrar motivação e satisfação em estarem trabalhando. Uma vez ouvi dizer que nem sempre é possível fazer o que se gosta, mas sempre é possível gostar daquilo que se faz. E acredito muito nisso! Nada pior do que ser servido por um garçom que aparente ter má vontade, ou ser recepcionado por pessoas que, além de não estarem sorrindo, são grossas. Pior ainda é escutar um mestre de cerimônias ou palestrante falando sem motivação. (Sim, já vi isso em eventos, e digo que esses pequenos detalhes influenciam na experiência que os convidados terão).

5 – Oferecer experiências: falando nisso, nada mais importante do que a experiência que as pessoas têm ao participar de algo. Oferecer uma boa ou ótima experiência só é possível se tudo estiver em harmonia. E aqui não me refiro a estar tudo calmo. Quero dizer que a decoração, a limpeza, a qualidade da comida, a significância do conteúdo transmitido, as entonações de voz, os sorrisos, a temperatura do ambiente, … Enfim, as coisas precisam estar alinhadas para que uma coisa não estrague a outra. Ou seja, não adianta a comida estar ótima se o banheiro estiver sujo e bagunçado.

6 – Saber o que é preciso melhorar: fazer uma avaliação do evento é uma das últimas etapas do planejamento, e indispensável se você quiser saber o que deu certo e errado. Existem várias maneiras de se avaliar. A mais conhecida é a pesquisa de satisfação, que pode ser entregue para os participantes preencherem. (Não faça pesquisas muito longas. Ninguém gosta de preenchê-las!)
Observar e conversar com participantes, sutilmente, também ajuda a descobrir a opinião deles. E, muito importante: fazer uma reunião com a equipe que trabalhou e levantar o que deu certo e errado. Uma espécie de lições aprendidas, sabe. Aproveite a ocasião para agradecer a equipe e elogiar quem merece. Afinal de contas, nada melhor do que ter seu trabalho reconhecido e saber que ele fez a diferença!

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